為提升檢索方便性，本所於著錄時，有以下規範：

• 原件中，若使用重複記號如：仝、々、ゝ等，會直接參考前一筆書寫。若「旅行地名」欄位，遇重複記號時，以重複前一筆最上位之國名、地名為原則。

• 本系統以「人」為基準，進行資料建置；即同一筆紀錄若記有多個姓名，則拆分建置。建置時若同行者資料無特別註明者，則依主要申請者欄位內容著錄。

• 「申請官廳」欄位以公文或表頭為主要著錄來源，但不著錄「縣」、「廳」、「州」、「府」等文字；同時為檢索使用方便，「桃仔園／桃園」、「阿猴／阿緱」統一著錄為「桃園」、「阿緱」；臺灣總督府轄下各單位，皆標準化著錄為「臺灣總督府」；日本駐中國領事館，亦標準化著錄為「日本駐中國使館」。

• 「姓名」欄位僅填寫姓名，若有非姓名的描述用語（如：次男、三女、外一名、妻及長男長女、外男一女一等），移至「備註」欄位。

• 「姓名」欄位若只書寫同行者名字而無姓氏，推測此為抄寫旅券者的書寫習慣，照錄主要關係人之姓氏。

• 1920年8月至1926年7月為「五州二廳」時期：原澎湖廳併入高雄州，成為澎湖郡；1926年7月以降，澎湖又從高雄州獨立出來，為澎湖廳，下轄馬公、望安兩支廳。為檢索使用方便，「五州二廳」時期，本籍地為澎湖地區者，「本籍」欄位一律著錄「澎湖」。

• 「本籍」中的「桃仔園／桃園」、「阿猴／阿緱」，皆著錄為「桃園」、「阿緱」。

• 日本本籍地寫法多元，著錄時，以現今用法為原則。（詳見：【內容】如何判斷「本籍」？）。

• 若能判斷確切資訊者，直接修改欄位內容，並於「備註」欄位說明。

• 各欄位著錄時，以現今慣用字為主，如：猪→豬、凉→涼、歯業→齒業、広東→廣東、厦門→廈門…等。日本人姓名漢字若無法轉換或是可對應多個中文字時，則照錄；如渕、窓、円、塩、姉、弁。

• 欄位內容若出現「其他」、「其外」、「外Nケ所」等詞彙，欄位內容不著錄「其他」、「其外」、「外Nケ所」等字樣。

• 「旅行地名」內容若出現「…經由…」時，視其為多值地名著錄，並於「備註」欄位註記原文以供參考。

• 「旅行地名」中若有重複出現之地名，不重複著錄。

• 「旅行地名」單一個字時，地名將改以雙字詞或常用語著錄為原則（「瑞」可能為瑞西或瑞典，故不調整）：